自分の時間を手に入れよう。

社員間や他部署とのやり取りにおいて、
今もメールを使っている企業ってあると思います。

これ、実はかなり効率が悪いです。

しかも、もっと効率的なコミュニケーションツールがあるって事を知らないと、
これが効率が悪いのだって事に気づかないケースも多い。

逆に言えば、コミュニケーションツール一つで、
仕事の効率は劇的に変わります。

なので、もしまだメールが社内のやり取りの中心なら、
時間と余裕を獲得する意味でも、
その代わりとなるツールを紹介したいと思います。

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メールって、
冒頭や末尾に定型文を置くじゃないですか。

「お世話になっております」とか、
「●●事業部の●●様へ」とか。

末尾にも、
名前、所属、連絡先の記載がある署名があったり。

これだと情報量が多すぎるから、
見る方も「定型の挨拶はいいからさっさと本題に入ってくれ」と思ってしまうし、
書く方もいちいち記述が面倒。

あと、その表示も効率化を妨げる要因になっていて、
メールって基本的に、１画面に１つのメールが表示されますよね。

なので、他のメールを見るためには、
その都度、他のメールをクリックしにいかなきゃ見られません。

多くのメールを見なければならない人にとっては、
これはかなり面倒です。

なんですが、メールしか使った事がないと、
これが実は超効率が悪いという事に気が付かないのが、
怖いところんですよね。

で、そこを改善すると、
めちゃくちゃ効率的になる！
というのが本日のお話です。

メールに代わる社内間のコミュニケーションツールとして、
オススメなのはチャットワーク社のサービスである「チャットワーク」です。

僕の会社でも使っていて、
毎日の業務を、もしこのチャットワークではなく、
メールでやっていたら、間違いなく仕事が回りません。

たぶん、１日で破綻すると思いますｗ

それくらい、
メールとは効率性の面で圧倒的な差があります。

チャット、及びチャットワークのメリットとして、

■冒頭のあいさつが不要
チャットでやり取りする時に、
●●事業部の●●様へ、とは普通は書きません。

これは別にメールでも同じ事ができるんですが、
そのツールにはそのツールの文化というものがあります。

社内社外に関わらず、
あいさつもナシに１行目からいきなり本題書く人っていないじゃないですか？

メールを使う時はどうしても、
●●事業部の●●様へって、自然と書いてしまうんですよね。

でもチャットワークを使う時には、
誰もそんな事していないので、
自分も当然、その文化に従う事になります。

これがなくなるだけでだいぶ効率化されるし、
些細なストレスからも解放されます。
（これ、やってみたらわかります）

■やりとりの履歴が一目でわかる
これは本当に、メールとの大きな差です。

メールって、１つの画面に１つのメール表示なので、
その人とのやりとりの履歴を遡って確認する時は、
いちいち探さないといけないじゃないですか。

outlookを使っている場合は、
相手のメールアドレスを検索窓に入れれば、
その人のメールだけが一覧表示されますが、
それでも、個別のメールはやはり１件ずつしか表示されません。

だけどチャットワークであれば、
LINEみたいな感じでスクロールするだけでやり取りの履歴が見られるので、
確認が劇的に早くなります。

これも、こういったサービスを使った事がないと、
これが効率的なんだという事がなかなかわかりづらいのですが、
メールではなくLINEがこれだけ普及した要因がまさにこれです。

でもなぜか仕事となると、
いまだにメールを使っている会社が多い。

ここを改善するだけで、
めちゃくちゃ効率は上がります。

■複数人で同時にやり取りができる

これはLINEグループを想像すると理解しやすいと思うのですが、
要は複数人が同じ場所でやり取りができるという点です。

メールだと、このメールが誰に送られているのか、まではわかっても、
そのメールに対して誰がどんな返答をしているのか、はわかりませんよね。

LINEだって、
LINEグループ機能がなかったら、
大勢でのやり取りはかなり面倒というか、
もうできないに等しいと思います。

それは仕事でも同じで、
もしグループチャット的なやり取りが仕事上でできていないなら、
それだけで効率はかなり悪いレベルと言ってよいと思います。

■迷惑メールがない

何も登録した覚えなんてないのに、
なんだかよくわからない迷惑メールが届く、
という心配もありません。

出社して最初の仕事は、迷惑メールを削除する事、
なんて人もけっこういると思いますが、
チャットワークは知っている人しか入っていないので、
迷惑メールなんてあり得ません。

だから、不要なメールを削除したり、
誤って必要なメールを削除してしまったり、
変なメールで気が散ったりする事もありません。

他にもいろいろあるのですが、
基本的には、
「仕事上にLINEグループが導入されるような形」
と思ってもらうと、理解しやすいかなと思います。

もちろん、チャット上でワードなどのファイルもアップできるし、
検索機能もあるので、過去のメッセージの確認も簡単にできます。

すでに導入している企業も多いので、
信頼性の面でも問題はないでしょう。

こちらがチャットワークです。
https://go.chatwork.com/ja/

別にこのサービスである必要はないと思いますが、
もし今メールが中心になっているのなら、
これを導入するだけで大幅な業務効率の向上が見込めます。

時間と余裕を獲得する上で大きな力を発揮するはずなので、
ぜひこういったツールにも目を向けてみてください。